山積みの書類を激減させる「すぐやる方式」
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サラリーマンとして働き始めた頃、ぼくはあまり仕事ができる方ではありませんでした。
営業担当としての成績は良かったのですが、事務とか管理面がイマイチで、営業成績ほどの評価が得られなかったり、管理部門の人に迷惑を掛けたりしていました。具体的に覚えているのは・・・
・見積書や提案書の誤字や計算間違い
・経費精算、年末調整などの提出を忘れたり遅れたり
・相手に頼んだことを忘れて、その相手も忘れて消滅する
・書類、文房具などの置き場所が分からなくなる
・後回しにした業務をそのまま忘れる
といった感じでした。自分がやらなきゃいけない業務の全貌が見えておらず、未処理のタスクとそれに応じたストレスが溜まっていきます。
しかし、ぼくは高校生の頃から「どんなことにも、上手なやり方はある」という考えでノウハウを学ぶ習慣があったので、入社して数年の間は、いわゆる「仕事術」ジャンルの書籍を本当にたくさん読みました。
手帳を駆使するノウハウ、何でも付箋に書いて貼り付けるノウハウ、Excelにやることを全て列挙して、それを毎日印刷して持ち歩くノウハウ・・・・
タスク全列挙ノウハウは「忘れなくなる」という効果はありましたが、タスク数は常に100以上あって、心理的にはキツかったです。
そんな中、今でも最大限に役立ったと思える書籍に出会います。
上記は改訂版で、ぼくが読んだバージョンはもう絶版になっていますが、これでぼくの仕事スピードと正確性は各段に上がりました。
書籍にはたくさんの役立つノウハウが書かれていますが、その中心は「すぐやる方式」というものです。
◆効果抜群の「すぐやる方式」とは？
まず、何か仕事があるとします。分かりやすい例でいうと、机の上にいろんな未処理の書類が溜まっているとしましょう。
積まれている書類から一番上にあるものを手に取って、以下の通り進めます。
1．一番上の書類の要件を、必ず！！！終わらせる。
2．どうしてもできない書類を、「保留」のトレーに移す。
この保留に移すのは最後の手段です。
例えば、今日は絶対に連絡が取れない人に確認をしてもらわなければならないとか、役所に行かないと資料がそろわないとか。
「もっと緊急の仕事がある」
「時間が掛かるので今はするべきではない」
という理由で、保留にしてはいけません。引き延ばしするのと同じくらいの熱意で今すぐやることに情熱を注ぎます。
3．そうすると、手に取った一番上の書類は、必然的に「処理済み」か「保留」になる。保留の書類については「いつやるのか」を決める。相手に連絡が取れる日とか、役所に行ける日とか。
そして最後は極めつけ。
4．上記1～3の作業を、未処理の書類がなくなるまで繰り返す。
メールやチャットワークのタスクなんかも同様ですね。
こうすることで、ビジネスマンに一番ありがちな 「あー。これをやらないといけないな（でもやらない）」という事態を防止することができるのです。
重要度の判定をしたり、やる順番を決めたり、まとめて処理すると効率が良さそうなタスクを考えたりする前に、さっさとやってしまったほうが早いです。
週明けの月曜、溜まった仕事を片付けてしまいましょう。
